Quanto você pode economizar com a Signosoft?

Uma assinatura digital economiza muito tempo e nervosismo para você. Mas as assinaturas digitais também podem ter implicações econômicas significativas para a sua empresa. Veja como os números se apresentam na prática.

A assinatura eletrônica economiza

Neste artigo, calculamos a economia para uma empresa de pequeno e médio porte que implementou assinaturas eletrônicas para acelerar seus processos de assinatura, independentemente de os documentos (contratos, faturas) serem assinados interna ou externamente, por clientes ou fornecedores.

Para isso, comparamos o custo de obter uma assinatura de 300 documentos por mês usando o método tradicional (envio de documentos para assinatura em papel) com o custo de usar uma solução de assinatura eletrônica com o preço padrão da Signosoft.

Suponha que queiramos enviar 300 documentos com duas páginas e que precisemos obter a assinatura de nosso cliente em ambas as páginas. Fizemos um cálculo aproximado do custo de obter esses documentos assinados usando o método de assinatura tradicional e comparamos os resultados com o custo de obter essas duas assinaturas usando uma solução de assinatura eletrônica, como a que oferecemos na Signosoft.

Custo do método tradicional

Despesas com materiais

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  O papel de 300 documentosde 2 páginas perfaz um total de 600 páginas. Um pacote de 500 folhas (A4, 80 gsm) custa 108 CZK, portanto, uma folha custa 0,22 CZK. Portanto, o papel para nossos documentos custa 132 CZK.
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  TonerUm toner preto com uma vida útil estimada de 1.500 páginas custa 1.971 coroas checas. A impressão de 600 páginas custa 789 CZK.

Taxas de administração

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  Envio de um documento para assinaturaSe o tempo necessário para enviar um documento for de aproximadamente 3 minutos – preparação do documento e impressão para envio – o tempo total que um funcionário gasta preparando 300 documentos é de 5 horas. E se essa pessoa cobrar 250 coroas tchecas por hora, o custo da execução dessa tarefa será de 3.750 coroas tchecas. Presumimos que a correspondência sai da empresa em grandes quantidades e, portanto, não incluímos a ida ao correio e a espera na fila :-).
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  Recebimento de um documento assinadoQuando os documentos assinados são recebidos de volta, geralmente precisam ser digitalizados e salvos em formato digital e também em papel. Supondo que o tempo para gerenciar cada documento seja de 5 minutos, o tempo necessário para processá-los será de 8,5 horas. A £250 por hora, o custo do gerenciamento de faturas assinadas seria de £6.375.

Custos de transporte

Supondo que cada fatura deva ser enviada para os escritórios de outro cliente no mesmo país, no nosso exemplo, a República Tcheca:

A correspondência comum enviada pelo correio tcheco custa 26 CZK (50gr. padrão). Assim, o envio de 300 cartas custa 7.800 coroas tchecas e, junto com o custo dos envelopes, um total de 8.200 coroas tchecas.

No caso do envio de cartas registradas pelo preço de 59 coroas checas, o preço sobe para 18.120 coroas checas.

Custo total

Se as faturas forem enviadas ao seu destino por correio normal, o custo total desse processo manual será de 19.266 coroas checas.

Se fosse decidido enviar as faturas por correio registrado, o preço total subiria para 29.166 coroas checas.

Custo do método digital

Despesas com materiais

Eles são zero. Os documentos são preparados, enviados e recebidos de volta assinados digitalmente.

Custos de assinatura de documentos

Em nosso caso hipotético, se a empresa enviasse 300 documentos por mês para assinatura, o preço seria de 20 CZK por documento. O total é de 5.990 coroas checas por mês.

Taxas de administração

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  Suponha que o envio de um documento paraassinaturaleve, em média, 5 minutos: criar o documento no Word, carregá-lo no Signosoft, editar os campos necessários, inclusive o campo de assinatura, e enviá-lo ao cliente para assinatura diretamente do aplicativo. Considerando que a pessoa responsável por realizar essa administração faz parte da equipe administrativa da empresa e cobra 250 coroas tchecas por hora, a preparação de 300 documentos custaria 6.375 coroas tchecas nesse caso.
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  Recebimento do documento assinadoAssim que cada cliente assina o documento, a assinatura é automaticamente gravada no aplicativo Signosoft, de onde pode ser baixada, se necessário. Não há necessidade de investir tempo no gerenciamento de documentos em formato digital, pois eles já estão arquivados na plataforma Signosoft e podem ser acessados de qualquer lugar, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Custos de transporte

Não há nenhuma, pois os documentos são enviados para assinatura diretamente da Signosoft.

Custo total

No caso de usar um pacote com um limite de 300 documentos, o custo total do envio de 300 faturas seria de 10.249 coroas checas, o que é até 57,6% menor do que no caso de preparar faturas em papel e enviá-las aos destinatários por carta registrada.

Clientes da Signosoft

Nos cálculos acima, chegamos a um preço = 64 ou 97,2 CZK (redação recomendada) para 1 documento contra 41,2 CZK ao usar o Signosoft.

Nossos clientes assinam uma média de 20.000 documentos por semana no aplicativo. Com isso, eles economizam até 1.120.000 coroas tchecas por semana (1.280.000 / 1.944.000 coroas tchecas vs. 824.000 coroas tchecas).

Durante o período de operação da Signosoft, 10.000.000 de documentos já foram assinados eletronicamente pelos usuários do aplicativo. Assim, nossos clientes economizaram até 560 milhões de coroas checas ( 640 milhões de coroas checas ). / 972 milhões. CZK vs. 412 milhões de CZK. CZK.

Outras vantagens

Além da óbvia economia de custos associada ao uso de assinaturas eletrônicas para assinar documentos, também devemos considerar que o processo digital tem outras vantagens em relação ao método tradicional de assinar documentos em papel:

• Reduz o tempo necessário para obter documentos assinados: você leva em média 37 minutos para receber um documento assinado com uma assinatura eletrônica. Tradicionalmente, o processo pode levar até 5 dias ou mais.
  
  
• É mais fácil acompanhar o processo de assinatura e enviar lembretes aos signatários.
  
  
• É mais fácil para o signatário assinar porque economiza papel e reduz seus próprios custos administrativos.
  
  
• Reduz o risco de perda de documentos, pois todos eles são enviados em formato digital para assinatura. E reduz o risco de você perder oportunidades de negócios devido à falta de documentos assinados em tempo hábil.

Você quer experimentar a assinatura eletrônica com a Signosoft e economizar muito tempo e dinheiro? Inscreva-se gratuitamente ou entre em contato conosco diretamente para se juntar à nossa lista de clientes.